Digitalizar la recepción con kioscos de check-in

Si antes ya era necesaria la automatización de procesos, ahora, después de la pandemia que estamos pasando, es imprescindible hacerse más y más productivo.
Los hoteles han ido modernizándose poco a poco pero ahora mismo hay toda una explosión de aplicaciones y soluciones diferentes que ayudan a alcanzar la ansiada digitalización o automatización de procesos.

La necesidad está clara:

  • En todo establecimiento turístico existen horas pico, horas en las que la recepción está llena de gente y se hace imposible ofrecer un buen servicio. Incluso en estas circunstancias, los clientes habituales se encuentran insatisfechos.
  • Del mismo modo, existen horas valle. Horas en las que el recepcionista se encuentra esperando la llegada de clientes a los que atender.
  • Hoy en día las grandes cadenas y los grupos hoteleros presumen de ser súper tecnológicos. Tanto es así que parece que, si un hotel no dispone de un mínimo servicio automatizado, se está quedando atrás, está desfasado.

¿Y cómo podemos digitalizar las operaciones de entrada y salida del hotel?

De varias formas. Hoy en día existen tantas soluciones, que se hace difícil diferenciar unas de otras. Sobre todo, si nos metemos en el mundo de las apps, web-apps o sucedáneos.

Sin duda, los kioscos de check-in siempre se han posicionado como la solución más universal.

  • ¿Y por qué? Se puede responder a esto con otras preguntas:
  • ¿Por qué pagamos en el parking en una máquina?
  • ¿Por qué cuando pedimos comida rápida en el restaurante lo hacemos en una máquina?

¿Por qué cuando acudimos a cualquier organismo público o a cualquier oficina o edificio con entrada automatizada cogemos turno en una máquina?

Si queremos que todos los clientes del hotel sepan utilizar nuestra solución digital para la entrada, que a todos les venga bien hacerlo e incluso les guste porque ganan tiempo, no hay duda, lo mejor es colocar una máquina de check-in.

Lógicamente se complementa con otras soluciones. Por ejemplo, un hotel puede disponer de una app que le ayuda para sus propósitos comerciales, donde puede publicitar ofertas, descuentos e incluso el pre check-in online para todo aquel que quiera hacerlo. Pero también puede ofrecer la comodidad de no preocuparse de nada hasta llegar al hotel. En el momento de la llegada, el huésped podrá realizar todo lo necesario: identificarse, firmar, pagar y recoger su llave. Todo en menos de un minuto. Súper cómodo.

¿Y si ya está registrado de antemano porque se bajó la app del hotel? En este caso solamente acudirá a la máquina para recoger su llave, para obtener un duplicado de la misma si la pierde o para contratar servicios extra en cualquier momento. Sí, correcto. Una máquina de check-in también es una máquina que está continuamente ofreciendo a los huéspedes del hotel un montón de cosas: reservas para obtener los servicios incluidos en su tarifa, como el comedor, también venta de productos complementarios como el desayuno, el parking, excursiones u otros, descuentos en comercios colaboradores con el hotel ….

En la enumeración anterior hay varias cosas que merecen un pequeño capítulo aparte.

Recoger la llave Independientemente de cómo haga el registro un huésped, es necesario recoger la llave. Esta llave puede ser de cualquier tecnología: desde llaves convencionales (el llavero de toda la vida) hasta llaves digitales bluetooth (para móvil) pasando por códigos, tarjetas de proximidad o tarjetas de banda magnética.

El tipo de control de accesos de las habitaciones de un hotel (o de los apartamentos, bungalows, etc.) es crucial a la hora de escoger el sistema adecuado de digitalización de las operaciones de recepción. Esto es porque hay que entregar la llave. Es obligatorio. De hecho, desde el punto de vista del huésped, es lo más importante.

Muchísimos establecimientos hoteleros ya disponen de una tecnología obsoleta instalada o incluso todavía utilizan las llaves tradicionales para abrir las puertas de las habitaciones. Si estos establecimientos están pensando en optimizar procesos, ser más productivos y dedicar su personal a labores que aporten realmente valor, no a realizar operaciones sistemáticas, tienen un problema. Y es que cambiar toda la infraestructura de control de accesos del hotel no sólo es cuestión de dinero, aunque también lo es, y mucho.

Pero pensemos en los negocios nuevos, no solamente a los ya construidos. La tendencia actual es instalar cerraduras electrónicas que sean capaces de abrir acercando el teléfono móvil pero también acercando una tarjeta. Lógico, ¿no? Porque pude haber dejado el móvil cargando en la habitación e irme a dar un chapuzón a la piscina. O porque llegué sin batería a la una de la madrugada al hotel. O simplemente porque es un rollo bajarse una app para abrir la puerta del hotel para una noche que voy a dormir, porque estoy en un viaje de trabajo.

En todos los casos, la opción más inteligente, es utilizar sistemas que sean muy abiertos y permitan el uso de cualquier tecnología. No ceñirse obligatoriamente a una solución que después se convierte en una condena.

Los kioscos de check-in son compatibles con diferentes tecnologías y muy adaptables a los cambios que se puedan producir en los sistemas de control de accesos de los hoteles. De hecho, pueden comenzar a trabajar entregando llaves físicas y después adaptarse para entregar tarjetas de proximidad muy fácilmente.

Aparte de la entrega de llaves, las máquinas o kioscos de check-in también realizan una función imprescindible. Recogen todos los datos, incluyendo la firma de la hoja de bienvenida y parte de viajeros y la envían al programa de gestión, igual que si se tratase de una recepción personal. Del mismo modo, la disponibilidad y precios están sincronizados en tiempo real para permitir huéspedes pasantes, sin reserva previa. Por lo tanto, el kiosco se convierte en un punto de venta más para clientes que pasan por delante y quieren reservar en el momento. Sin complicaciones.

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