No cabe duda que la evolución de la tecnología ha tenido su reflejo en el aumento de productividad que pueden suponer para las empresas. Por supuesto que las de mayor tamaño tienen departamentos de innovación que les permite estar a la última en este aspecto. Pero las más pequeñas es obvio que siempre van algo por detrás en este aspecto por falta de recursos, ya sean económicos o simplemente de tiempo.
Las gestorías ya sean laborales o fiscales es cierto que tienen más relación con la tecnología de forma tradicional: Hace ya muchísimos años que se subieron al carro de la innovación mediante la utilización de software que mejorase la productividad en aspectos tales como la contabilidad o la gestión de nóminas. El ahorro de tiempo y disminución de errores que suponen les convenció desde el primer momento y los resultados están ahí.
Pero es cierto que la informática ha avanzado exponencialmente y aún existen asesorías que no aprovechan al máximo todo lo que estos avances pueden suponer en su actividad diaria.
En este breve artículo vamos a ver una serie de tecnologías que han llegado para quedarse y crecer. Si tienes una asesoría para empresas y/o particulares, quizás te interesa investigar alguna de estas tendencias tecnológicas. ¿Te animas? ¡Vamos a ello!
Herramientas de productividad
Si en tu gestoría trabajáis varias personas no hace falta que te expliquemos que la organización es algo que tenemos que llevar perfectamente gestionado. Nosotros recomendamos la utilización una herramienta común que sirva de espacio de trabajo general en el cual estemos todos y en el cual asignemos correctamente los trabajos, plazos, clientes y tareas a realizar, de forma que para todo el equipo sea claro qué es cuestión de cada una.
Ejemplo: Quizás la mejor herramienta de productividad y gestión de la actualidad para trabajar en grupo sea Microsoft Teams, que abarca todas estas opciones que hemos visto además de ser un muy eficiente medio de comunicación interno.
Herramientas de comunicación con el cliente
La crisis del coronavirus y el confinamiento posterior han cambiado el mundo. Una de las consecuencias positivas que ha traído es que muchísima gente que era reacia a utilizar la tecnología para comunicarse más allá del uso del teléfono. Cada vez es más normal que las personas utilicen medios de videollamada y esto se ha extendido también al mundo empresarial.
Ejemplo: Disponer de una cuenta de whatsapp es más que interesante. Es un medio estupendo para que los clientes se pongan en contacto con nosotros. Pueden enviarnos documentos, preguntar dudas y nosotros resolverlas cuando tengamos un hueco (mucho mejor que una llamada, ya que esta nos corta el ritmo de trabajo). Otro medio muy interesante de comunicación es la videollamada. Skype actualmente es la aplicación más extendida entre la población.
Gestión documental en la nube
Los tiempos de almacenar papeles en cantidades industriales en la propia sede de la asesoría ya pasaron. En la actualidad existen estupendas soluciones informáticas que nos permiten guardar todos nuestros documentos en la nube de manera sencilla con una serie de ventajas indudables:
- Seguridad: Antiguamente un incendio por ejemplo podía suponer un problema gravísimo al perder todos los documentos que teníamos en la asesoría. Estando en la nube no hay problema, ya que desde cualquier lugar con conexión a internet podremos acceder a ello.
- Ubicuidad: El poder acceder en cualquier momento, mediante cualquier dispositivo y lugar a la información es una ventaja enorme que nos ahorrará desplazamientos.
Ejemplos: Se puede optar a planes muy económicos (en relación con las ventajas que supone) de soluciones de almacenamiento en la nube tales como Google Drive o OneDrive. Allí podrás ir almacenando documentos y pagar sólo por el espacio que utilices.
Contabilización automática de facturas
Esta es una tendencia que está en pleno desarrollo y que ya hay algunas empresas que ofrecen. Consisten en sistemas informáticos capaces, mediante el uso de inteligencia artificial, de escanear cualquier tipo de facturas y “picar” toda esa información a nuestro sistema. El ahorro de tiempo es enorme y aunque es cierto que actualmente todavía exigen un cierto nivel de repaso manual, los costes disminuyen enormemente.
Aplicaciones de gestión en la nube
Ya son muchos los programas de gestión de nóminas o de contabilidades, que permiten su uso desde la nube. Esto supone una ventaja enorme, ya que no dependemos de nuestro puesto físico en la oficina. Estos programas informáticos pueden utilizarse (con las debidas medidas de seguridad que se establezcan) desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Por supuesto podremos establecer permisos para que un usuario por ejemplo sólo trabaje en unas determinadas contabilidades y no tenga acceso al resto del sistema.
Mediante este tipo de soluciones en la nube además podemos dar a nuestros trabajadores una mayor flexibilidad laboral que será un plus muy interesante para ellos. No es raro ya que algunas gestorías permitan trabajar en remoto de manera habitual.
Es posible incluso disponer de centralitas virtuales de teléfono que permite que los trabajadores respondan o hagan llamadas del mismo modo que si estuviesen en la oficina.
Conclusiones
Como ves, existen tendencias que se están implantando ya en el sector de las asesorías y que darán enormes beneficios a aquellos que sepan adaptarse a ellas. Las que mejor se suban a esta enorme ola de innovación disfrutarán de una productividad llevada a otro nivel y un gran ahorro de costes.
Por supuesto, existen otras herramientas que también pueden implantarse en una asesoría que pueden ser muy interesantes:
- Un CRM para la gestión correcta de nuestra base de datos de clientes.
- Una página web bien posicionada que nos ayude a conseguir clientes potenciales.
- Herramientas para la gestión de contraseñas, ya que es habitual que una gestoría custodie gran cantidad de datos comprometidos de sus clientes. Es importante que estén a buen recaudo.
- Sistema de copias de seguridad: no está de más que si tenemos datos informáticos en nuestros equipos, dispongamos de un buen sistema que haga copias de seguridad de los mismos (un ejemplo podría ser Cobian Backup).
- Un antivirus para lidiar con todas las amenazas de seguridad que implica trabajar con un equipo informático.